Đối với doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép hoạt động, v.v có ghi nhận thông tin cá nhân (CCCD, hộ chiếu, địa chỉ) của đại diện theo pháp luật và thành viên góp vốn, thành viên hợp danh. Vì vậy, khi các đối tượng này đã được cấp CCCD gắn chíp thì doanh nghiệp nên tiến hành thủ tục điều chỉnh các giấy phép có liên quan để cập nhật thông tin mới.
Cơ sở pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 17 tháng 6 năm 2020 (“Luật Danh nghiệp 2020”);
- Nghị định số 122/2021/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 12 năm 2021 (“Nghị định 122”); và
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành ngày 16 tháng 3 năm 2021 (“Thông tư 01”)
1. Yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020 trong đó bao gồm thay đổi về “Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn”.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
2. Lý do vì sao phải cập nhật?
Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122, việc không đăng ký thay đổi thông tin trên nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có thể bị xử phạt vi phạm hành chính:
- phạt tiền từ 3.000.000 VNĐ (quá thời hạn đăng ký từ 11 đến 30 ngày) đến 20.000.000 VNĐ (quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên) cho hành vi chậm đăng ký; hoặc
- phạt tiền đến 30.000.000 VNĐ cho hành vi không đăng ký thay đổi.
và buộc doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Căn cứ vào quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp không thực hiện thủ tục đăng ký cập nhật CCCD gắn chíp của người đại diện pháp luật, thành viên trên các giấy tờ có liên quan như đề cập ở trên thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại, vì CCCD gắn chíp còn mới và một bộ phận người dân Việt Nam vẫn chưa hoàn tất việc chuyển đổi CMND hoặc CCCD cũ sang CCCD gắn chíp nên tạm thời vẫn chưa có quyết định xử phạt nào đối với việc chậm cập nhật CCCD gắn chíp. Dù hiện tại không xử phạt nhưng các cơ quan nhà nước vẫn khuyến khích doanh nghiệp, cá nhân cập nhật thông tin CCCD gắn chíp để hệ thống quản lý giữa các cơ quan được đồng bộ và bảo đảm từng bước thay thế các giấy tờ cá nhân trên cơ sở tích hợp, xác thực thông tin, giấy tờ cá nhân vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, ứng dụng định danh điện tử, v.v.
3. Thủ tục thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cập nhật căn cước công dân gắn chíp:
Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ online cho Cổng thông tin quốc giá về đăng ký doanh nghiệp dangkykinhdoanh.gov.vn để cập nhật CCCD gắn chíp. Hồ sơ bao gồm
- Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu
- Bản sao có công chứng thẻ CCCD gắn chíp đã thay đổi của chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh; người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Nếu trong trường hợp người đi nộp không phải là một trong những người được liệt kê ở trên thì cần phải có thêm văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
